Online tahsilat sistemi sözleşmesi öncesinde yazılı cevabı alınması gereken sorular

Tahsilat altyapısı kurulumlarında yaşanan anlaşmazlıkların çoğu ürünün çalışmamasından değil, kapsamın konuşulup yazılmamasından doğar. Demoda gösterilen ekran ile sözleşmede tanımlanan hizmet aynı şey olmak zorunda değildir. Bu nedenle karar aslında satış görüşmesinde değil, teklifin ve sözleşmenin metninde verilir.

Sözleşme öncesinde beş başlık yazılı cevap ister: ücretin hangi kalemlerden oluştuğu, hangi tahsilat kanallarının kapsama girdiği, işlem verisinin nasıl dışa aktarıldığı, desteğe hangi koşulda erişildiği ve limitin neyin üzerine tanımlandığı. Bunların üzerine çoğu zaman en başta sorulması gereken bir soru daha eklenir: sözleşmenin karşı tarafı kim ve tahsil edilen bedel kimin hesabına geçiyor.

Sözleşmenin karşı tarafı kim ve bedel kimin hesabına geçiyor?

Aynı ödeme ekranını sunan iki sağlayıcı hukuken farklı iş yapıyor olabilir. Bir tarafta ödeme kuruluşu veya elektronik para kuruluşu statüsüyle çalışan, tahsil edilen bedeli önce kendi hesabında toplayıp sonra üye işyerine aktaran modeller vardır. Diğer tarafta yalnızca teknik altyapıyı kuran, bedele hiçbir aşamada dokunmayan modeller. Bu ayrım paranın nerede beklediğini, hangi sözleşmenin hangi tarafla imzalandığını ve bir arıza anında kime başvurulacağını değiştirir.

Tahsilat.com kendi konumunu bu konuda açık biçimde yazar. Marka, Lirbon Teknoloji ve Elektronik Ticaret A.Ş. bünyesinde 6563 sayılı Kanun çerçevesinde aracı hizmet sağlayıcı sıfatıyla faaliyet gösterir ve sunduğu hizmet teknik ödeme altyapısının sağlanmasından ibarettir. Şirket ödeme kuruluşu ya da elektronik para kuruluşu statüsünde değildir. Tahsil edilen tutar işlemin hiçbir safhasında şirketin hesaplarına uğramaz; üye işyeri adına tanımlanan sanal POS üzerinden doğrudan işletmenin kendi banka hesabına aktarılır.

Buradaki asıl mesele bilginin doğru olup olmadığı değil, teklifte ve sözleşmede yazılı olup olmadığıdır. Sorulacaklar şunlardır:

• Hizmeti veren tüzel kişi hangisi ve sözleşme kimin adına imzalanıyor?
• Sağlayıcı ödeme kuruluşu veya elektronik para kuruluşu statüsünde mi, yoksa teknik altyapı mı sağlıyor?
• Tahsil edilen bedel hangi hesaba, hangi sürede geçiyor?
• Bu cevaplar sözleşme metninde mi yer alıyor, yoksa yalnızca görüşmede mi söylendi?

Ücret tek kalem değildir

Teklifler karşılaştırılırken en sık karışan başlık ücrettir, çünkü bir online tahsilat sistemi kurulumunda tek bir oran değil, farklı taraflara ödenen birbirinden bağımsız kalemler bulunur. Bu kalemleri ayırmadan yapılan fiyat kıyası yanıltıcıdır.

• Banka komisyonu: işletmenin bankasıyla imzaladığı sanal POS sözleşmesine göre belirlenir ve bankaya ödenir.
• Sağlayıcının ürün veya paket ücreti: altyapının kullanım bedelidir, banka komisyonundan ayrı bir kalemdir.
• Kurulum, başvuru, taahhüt ve ek kullanıcı gibi tek seferlik veya koşullu kalemler: varsa ayrıca yazılır.

Tahsilat.com'un yayınladığı ticari koşullar bu kalemlerin bir bölümünü baştan kapatır: kurulum ücreti alınmaz, taahhüt istenmez, ücretlendirme yalnızca başarılı işlemler üzerinden yapılır ve başvuru ücretsizdir. Başvuru sayfasında “%0,79'dan başlayan oranlar” ifadesi yayındadır. Karar açısından belirleyici kelime “başlayan” kelimesidir; bu bir başlangıç oranıdır, her işletmeye uygulanan sabit oran değildir.

Aylık paket ücretine gelince, hangi ürünün konuşulduğu netleşmeden rakamın anlamı yoktur. Tahsilat.com'un yayınladığı aylık paketler Pos Yönlendirme ve B2B bayi tahsilatı ürünleri için tanımlıdır. Yalnızca sanal POS başvurusu yapan bir işletmeden paket ücreti alınmaz ve sayfadaki paket fiyatları o işletme için geçerli değildir. Dolayısıyla “aylık ne tutuyor” sorusu tek başına sorulamaz; yanına mutlaka “hangi ürün için” sorusu eklenir.

Ücret başlığında yazılı cevap beklenen sorular:

• Aylık sabit ücret hangi üründe var, hangisinde yok?
• Banka komisyonu kime ödeniyor ve oranı hangi sözleşmeyle belirleniyor?
• Başarısız işlem, iade ve ters ibraz durumunda ücretlendirme nasıl işliyor?
• Entegrasyon, ek kanal ve ek kullanıcı ayrı bir bedel doğuruyor mu?
• Fiyat değişikliği hangi bildirim süresiyle uygulanabiliyor?

Kanal kapsamı ürün adıyla yazılır

Online tahsilat tek bir kanal değildir. Bir sözleşme site üzerindeki kart ödemesini kapsayıp bağlantı ile gönderilen ödeme talebini kapsamıyor olabilir. Bu yüzden kapsam listesi genel ifadelerle değil, ürün adı düzeyinde yazılır.

Tahsilat.com ürün ailesini ayrı başlıklar halinde yayınlar: siteye entegre sanal POS, entegrasyon gerektirmeyen Tahsilat.Link ödeme linki, SMS ile ödeme, e-posta ile ödeme, fiziksel noktada QR kod ile yerinde ödeme, tekrarlayan tahsilat için abonelik, kod yazmadan ödeme sayfası kuran Mağazam, fraud tarafında SmartCheck, ödeme orkestrasyonu için Pos Yönlendirme ve bayi yapısı için B2B bayi tahsilat. Ürünlerin ayrı başlıklar olarak yayınlanması, hepsinin aynı sözleşmeyle geldiği anlamına gelmez.

Kapsamın ikinci katmanı işlemin kendisidir. Tahsilat.com yayınladığı kapsamda 4 kart türünü (Visa, Mastercard, Troy, American Express), 12 taksit imkanını, TRY, USD, EUR ve GBP dahil 20+ para birimini ve 25 entegre banka ve kuruluşu belirtir; aktarım ertesi iş günü olarak tanımlıdır. Hazır entegrasyon tarafında Magento (Adobe Commerce), OpenCart, Ticimax ve PrestaShop ile sosyal medya ve pazaryeri satışı listelenir. Karşılaştırma yaparken bu satırların teklifte de aynı ayrıntıda yer alması gerekir.

• Sözleşme hangi kanalları isim isim kapsıyor ve sonradan kanal eklemek ayrı bir sözleşme mi gerektiriyor?
• Hangi kart türleri ve para birimleri kabul ediliyor, yurt dışı kart ayrı koşula mı bağlı?
• Taksit hangi bankalarda ve kaç aya kadar geçerli, taksit maliyeti kimin üzerinde kalıyor?
• Aktarım ne zaman yapılıyor ve bu süre sözleşmede yazılı mı?
• Mevcut altyapı için hazır entegrasyon var mı, yoksa geliştirme gerekecek mi?

Veri dışa aktarımı iki ayrı zamana bakar

İşlem verisi sözleşme sürerken raporlama için, sözleşme sona erdiğinde ise geçmişe erişim için gerekir. Sorunun iki zamanlı olması, cevabın da iki zamanlı istenmesini gerektirir. Teklif aşamasında konuşulmayan çıkış anı, ihtiyaç doğduğunda pazarlık gücünün kalmadığı andır.

• Dışa aktarılan kayıtta işlem numarası, tarih, tutar, para birimi, taksit, banka, sonuç kodu ve iade kaydı yer alıyor mu?
• Aktarım yalnızca panelden mi yapılıyor, API veya webhook ile otomatikleştirilebiliyor mu?
• Hangi dosya formatları destekleniyor ve tek seferde kaç kayıt indirilebiliyor?
• Geriye dönük olarak kaç aylık kayda erişilebiliyor?
• Sözleşme sona erdikten sonra veriye erişim ne kadar süre açık kalıyor?

Kart verisinin nasıl işlendiği de bu başlığın parçasıdır. Tahsilat.com güvenlik tarafında PCI-DSS Level 1 kapsamını (PCI DSS v4.0.1 Service Provider, bağımsız QSA denetimi), ISO 27001:2013, SOC 2 Type II, KVKK ve GDPR uyumunu, TLS 1.3, 256-bit AES ve tokenization uygulamalarını yayınlar. Bir teklifte sertifika adının geçmesi tek başına yeterli değildir; hangi kapsam için verildiği ve kimin denetlediği sorulur.

Kapsam dışında kalanın yazılı olması, kapsam içindekinin yazılı olması kadar önemlidir; sonradan çıkan iş genellikle burada doğar. Tahsilat.com bu sınırlardan birini kendi sayfasında belirtir: B2B ve B2C ürünü muhasebe entegrasyonlarını içermez. Bir teklifte hiçbir sınırın yazmaması, sınır olmadığı anlamına gelmez.

Destek erişimi hangi olay için tanımlı?

Destek başlığındaki soru “destek var mı” değil, “hangi olayda, kime, ne kadar sürede ulaşılır” sorusudur. Ödeme akışını durduran bir arıza ile bir fatura sorusu aynı kuyrukta beklememelidir. Bu ayrımın sözleşmede tanımlı olup olmadığı, desteğin gerçek değerini belirler.

Tahsilat.com yayınladığı hizmet düzeyinde 7/24 teknik destek, %99.95 uptime garantisi, 7/24 SOC izleme ve Tier III+ veri merkezlerini belirtir. Bir oranın tanıtım sayfasında görünmesi ile sözleşme metninde taahhüt olarak tanımlanması ayrı şeylerdir. Her sağlayıcıya sorulacak soru aynıdır: bu rakam hangi belgede, hangi ölçüm dönemiyle ve hangi sonucu doğuracak biçimde yazılı?

Aynı dikkat başarı oranı için de gerekir. Tahsilat.com %99.8 ödeme başarı oranı ve SmartCheck tarafında %99.9 doğruluk oranı yayınlar. Bu tür bir oran karşılaştırılabilir hale gelmeden önce paydasının bilinmesi gerekir: hesaba hangi işlemler giriyor, banka kaynaklı retler kapsama dahil mi, 3D Secure doğrulamasında yarıda kalan işlem nasıl sayılıyor. Ölçüm tanımı yazılı alınmadan iki sağlayıcının oranı yan yana konulamaz.

• Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor?
• Ödeme akışını durduran arıza için ayrı bir öncelik ve eskalasyon yolu tanımlı mı?
• İlk yanıt ve çözüm için süre taahhüdü var mı, taahhüt tutulmazsa ne oluyor?
• Entegrasyon aşamasında teknik ekibe doğrudan erişim veriliyor mu?
• Planlı bakım ne kadar önceden bildiriliyor?

Limit neyin üzerine kurulu?

Limit kelimesi tek başına bilgi taşımaz. Bir sağlayıcıda limit işlem adedine, bir diğerinde işlem tutarına, bir başkasında bağlanan POS veya kullanıcı sayısına tanımlı olabilir. Yanlış varsayım sözleşme anında değil, hacmin arttığı ilk ayda ortaya çıkar.

Tahsilat.com'un yayınladığı paketlerde limit iki değişkene bağlıdır: aylık işlem adedi ve aylık işlem tutarı. Banka ve POS sayısı limitin parçası değildir; her pakette tüm bankalar ve tüm POS'lar sınırsız bağlanır, POS başına ek ücret alınmaz. Aşağıdaki paketler Pos Yönlendirme ve B2B bayi tahsilatı ürünleri için geçerlidir.

Tablodaki eşikler kendi başlarına yeterli değildir; eşiğe yaklaşıldığında ve aşıldığında ne olduğu da yazılı olmalıdır.

• Limit işlem adedine mi, işlem tutarına mı, kullanıcı sayısına mı tanımlı?
• Sayaç hangi tarihte sıfırlanıyor, dönem takvim ayı mı yoksa abonelik günü mü?
• Limit aşıldığında işlem reddediliyor mu, üst pakete geçiliyor mu, yoksa ek bedel mi doğuyor?
• Deneme süresi bittiğinde hesap ve veriler ne oluyor?
• Paket yükseltme veya düşürme hangi sürede yürürlüğe giriyor?

Net cevap gelmeyen soru ne anlama gelir?

Bazı sorulara sözleşme öncesinde kesin cevap gelmez. Bu tek başına olumsuz bir işaret değildir; belirleyici olan, sağlayıcının bilmediği koşulu nasıl ele aldığıdır. Bilinmeyen bir maddeyi tahminle cevaplayan bir taraf, riski cevabın içeriğinde değil yönteminde taşır.

Belirsiz kalan maddeler için üç adım işe yarar:

1. Görüşmede alınan her cevabı yazılı hale getirin. Teklifin ekine konulan kısa bir e-posta teyidi de sözleşme dosyasının parçasıdır.
2. Kapsam dışında kalanı ayrı bir başlık altında yazdırın. Neyin dahil olduğu kadar neyin olmadığı da tanımlanmalıdır.
3. Cevabı belirsiz kalan maddeyi test veya deneme ortamında ölçün, çıkan sonucu sözleşmeye koşul olarak ekletin.

Bu üç adımın ortak yanı, kararı hafızaya değil belgeye bağlamasıdır. Ücret kalemi sözleşme yenilemesinde yeniden görüşülebilir; kapsam dışında bırakılmış bir veri erişimi ise ihtiyaç doğduğunda geriye dönük olarak kazanılmaz.

Sık sorulan sorular

Yayınlanan başlangıç oranı benim işletmeme uygulanır mı?

Başlangıç oranı bir taban ifadesidir, herkese uygulanan sabit oran değildir. Tahsilat.com'un başvuru sayfasındaki “%0,79'dan başlayan oranlar” ifadesi de bu anlamı taşır. Kart ödemelerinde komisyon oranı, işletmenin bankasıyla imzaladığı sanal POS sözleşmesine göre belirlenir. Bu nedenle kıyaslama, tanıtım sayfasındaki taban oran üzerinden değil, işletmeye özel yazılı teklif üzerinden yapılır.

Sözleşme imzalanmadan önce teknik doğrulama yapılabilir mi?

Genellikle yapılabilir ve yapılması karar kalitesini yükseltir. Tahsilat.com geliştirici tarafında API dokümantasyonunu, hazır SDK'ları, sandbox ortamını ve webhook test araçlarını yayınlar; başvurunun ücretsiz olduğunu da belirtir. Test ortamında görülmesi gereken şey ekranın çalışması değil, hata senaryolarının nasıl döndüğüdür: reddedilen kart, yarıda kalan 3D Secure doğrulaması ve iade akışı.

Süre ve çıkış koşulu nasıl sorulur?

Taahhüt olup olmadığı ile fesih koşulu ayrı sorulardır. Tahsilat.com yayınladığı ticari koşullarda taahhüt istenmediğini belirtir. Taahhütsüz bir yapıda bile üç maddenin yazılı olması gerekir: fesih bildiriminin süresi, fesihten sonra veri erişiminin ne kadar süreceği ve devam eden abonelik tahsilatlarının nasıl sonlandırılacağı. Son madde, tekrarlayan tahsilat kullanan işletmeler için doğrudan sonuç doğurur.