Tapu arşivleri dijital ortama aktarılıyor

“Tapu gibi sağlam” ifadesi güncelliğini koruyor. Konya’da onlarca yıl önceki belgeler, korunması için dijital ortamlara aktarılıyor. Bu uygulamayla amaçlanan ise, hem arşivdeki resmi evrakların yıpranmasını önlemek hem de vatandaşların işlemlerini daha hızlı yürütmek. Karatay İlçe Tapu Müdürlüğü’nde uygulanan ve diğer illerden de görülebilecek bu sistem, Türkiye’de pilot olma özelliği taşıyor.

“VERİLER ZARAR GÖRMÜYOR”

 Tapu 5’inci Bölge Müdürü Tugay Kaya, sistemin kısa bir süre içerisinde ülke genelinde kullanılacağını söyledi. Tugay Kaya, arşivdeki dosyaların yıpranmaması ve birimlerdeki işlemlerin daha hızlı yürütülebilmesi için, taşınmazlara ait bütün belgelerin dijital ortamlara aktarıldığını belirtti. Kaya “Her yıl aynı belgeler alınıyor arşivlerden, taşınıyor servise götürülüp tekrar yerine konuluyor. Kâğıt ortamındaki bu veriler zarar görebiliyor. Biz de verilerin zarar görmemesi adına kayıtları dijital ortama aktarıyoruz. Bu uygulamayla her memur gerekli olan bilgilere anında ulaşma imkânına sahip oluyor. Arşive gidip araştırmak zorunda kalmıyor: bu da zaman açısından hem vatandaşlarımıza hem de çalışanlarımıza büyük kolaylıklar sağlıyor” şeklinde konuştu.

“BÜYÜK KOLAYLIKLAR SAĞLIYOR”

 Karatay İlçe Tapu Müdürlüğü’nün Türkiye’de pilot olduğunu ifade eden Kaya, onlarca yıl önceki belgelerin bile dijital ortamlardan görünebileceğini belirtti: Kaya, “Fotoğraf çekme ve tarama yöntemiyle eski belgelerin tamamını dijitale çeviriyoruz.1950 yılına ait belgeyi bile saniyeler içerisinde görüp işlem gerçekleştirebiliyoruz. Bu uygulamayla her memur gerekli olan bilgilere anında ulaşma imkânına sahip oluyor. Arşive gidip araştırmak zorunda kalmıyor, bu da zaman açısından hem vatandaşlarımıza hem de çalışanlarımıza büyük kolaylıklar sağlıyor” ifadelerini kullandı

“İŞLEM SAYISI ARTTI”

Kaya, dosyaların dijital ortamlara aktarılmadan önceki işlemlerin uzun sürdüğünü vurguladı. Kaya “Bu sisteme geçilmeden önce Karatay Tapu’da 23 personelimiz vardı günde ortalama  12-15 işlem gerçekleştiriyorlardı.Yani günlük yapılabilenler 230 işlemi geçmiyordu.Görevli bir işlem için arşivi kullanmak zorundaydı Buda zaman kaybını beraberinde getiriyordu.Eski sistemimiz zaman israfıydı Şu an İşlemler çok hızlı bir şekilde gerçekleştiriliyor.Vatandaşta işinin çabuk bitmesinden memnun” dedi.

ONLARCA YIL ÖNCEKİ VERİLER DİJİTAL ORTAMLARA AKTARILIYOR

Sistemin kısa bir süre sonra Türkiye’ye yayılacağını açıklayan Kaya, verilerin diğer illerden, hatta yurt dışından da görülebileceğine dikkat çekti.Kaya şöyle konuştu ;“ Konya’da taşınmazı olan bir vatandaş İzmir’den Ankara’dan İstanbul’dan bize başvurduğu taktirde aynı hızda işlemleri orada da gerçekleşecektir.Yaşlı bir insan kalkıp buraya gelmeyecek.Çok k ısa bir süre içerisinde de bu uygulama yurt dışındaki vatandaşlarımız da hizmetine sunulacak  bu konuda çalışmalarımız hız kazandı.“dedi.

 “ÖZENLE SAKLIYORUZ”

Tapu Müdürlükleri’nin arşiv kalitesine değinen Bölge Müdürü Tugay Kaya, dolapların afetlere karşı dayanabilecek özellikte olduğunu söyledi. Kaya “Madem bu kadar nitelikli bir arşivimiz var bunların da aynı özenle saklanması gerekiyor.Çelik kasalar içerisinde yaklaşık 200 dereceye kadar belgelerimiz korunabiliyor.Yangında yada depremde verilerimize en az zararı verebilecek güvenlik önlemlerini teknolojik imkanlar çerçevesinde alıyoruz.Kasaların yanması yada bir darbeyle eğilmesi çok zor .Arşivimiz bizim için çok önemli bu arşivi korumak adına da  gerekli tedbirleri alıyoruz” ifadelerini kullandı.MERVE ATEŞ